צוות: מי מטפל במה
למי העוזר מעביר שיחות ולמי הוא משאיר משימות. העברה לאנשי צוות פועלת בתוכנית Pro ומעלה.
המסך צוות מופיע לעוזר של מנהלת לשכה, או לעוזר שכבר יש לו אנשי צוות. הוספת איש צוות מוסיפה אדם, מחלקה, גורם חיצוני או חדר.
מה מגיע לכל אחד
- שיחות ומשימות: לפני החיבור העוזר מתקשר לאיש הצוות עם תדריך קצר על המתקשר. כשלא עונים או לא פנויים, נרשמת הודעה שהופכת למשימה.
- משימות בלבד: משימה אחרי השיחה, בלי העברה.
- כלום: רק ליומן ולפגישות. לא מנתבים לכאן.
לאן מעבירים: טלפון במשרד או נייד. העברה לשלוחה עוד לא אפשרית: במקומה נרשמת משימה.
בזמן פגישה ביומן: לא להעביר שיחות, רק שיחות דחופות, או להעביר בכל זאת. העוזר רואה רק מתי האדם תפוס, לא את פרטי הפגישה. זה עובד כשיומן המשרד מזהה את האדם לפי המייל שלו.
איך מגיעות משימות: במייל (עם כפתורים: בוצע, תזכורת, העברה) או בוואטסאפ.
טוב לדעת
- בדיקת ניתוב: כתבו מה מתקשר עשוי לבקש, וראו למי זה יגיע.
- איש הצוות שמסומן ברירת מחדל מקבל את כל מה שלא מתאים לאף אחד אחר.
- נושא ששייך לשני אנשים מגיע לראשון. השני הוא הגיבוי.
- מחוץ לשעות של איש צוות, שיחה רגילה עוברת למי שבמשמרת, והמשימה מחכה למשמרת שלו.
- מחיקת איש צוות מעבירה את המשימות הפתוחות שלו אליכם.
תוכנית: העברה לאנשי צוות פועלת בתוכנית Pro ומעלה (וכן במנהלת לשכה). בתוכנית נמוכה יותר נרשמת משימה במקום העברה. העברה אליכם פועלת בכל תוכנית (העברת שיחה אליכם).